團隊協作優化：用 Notion 打造團隊資源庫、專案管理、撰寫規格文件
從 2019 年 4 月開始，我嘗試在設計團隊內導入 Notion 作為專案管理的平台。一開始只是單純地希望可以解決跨專案管理的問題，實際使用一年多後，我發現它除了可以幫助專案管理，也促進了團隊協作。
這篇文章會回顧過往使用 Evernote、Trello、Google Docs 在打造團隊資源庫、專案管理和撰寫規格文件的方式，並提出改用 Notion 後的使用範例以及這些工具的觀察心得。
文末附上提到的 Notion 應用參考網址，可以試玩看看，也歡迎複製、調整成適合團隊或自己喜歡的方式。
🗂 1. 團隊資源庫
對設計團隊來說，我們常常會互相分享各種設計資源、UIUX 參考、文章、開發工具、學習平台、好用的外掛 ……等等，我們會將這些設計參考集結在一起，整理成一份團隊資源庫。這麼多龐雜的連結若是未經整理獲妥善排版，反而很容易讓人迷失。
Notion 的 bookmark 和 gallery 功能可以輕鬆解決這個問題，以下分享我如何從 Evernote 轉換到 Notion 的經驗。
使用 Evernote 建立資源庫
如果在工作繁忙中紀錄網址，可能會變成下方的情況：
使用 Notion 建立資源庫
在 Notion 貼上一串網址時，可選擇網址不同的呈現方式：網址（Dismiss）or 書籤（bookmark）
團隊資源庫 — Evernote＆ Notion 觀察心得
Evernote 適合文字書寫與單欄式的清爽排版；Notion 提供單欄＆多欄排版選擇，滿足多種圖文排版的需求。
🔍 觀察 Notion 書籤（Bookmark）設計
仔細觀察 Notion 的 bookmark功能，書籤自動生成了： 1-大標、2-描述、3-favicon、4-網址、5-縮圖。
當不熟悉網址與文字的模樣時，我會用 5-縮圖來辨認網址可能的內容。
隨著工具熟悉度提高，3-favicon 反而在資源庫內成為小而搶眼的存在，適合在不記得工具名稱，但隱約記得 favicon 模樣的找尋情境。
雖然是簡單的一串網址，Notion 處理網址呈現考量了許多不同面向：面積大更容易點擊、足夠的資訊、圖像化資訊，讓不同的使用者依瀏覽偏好找到需要的資訊。
💡 補充：Notion 團隊資源庫 — Database 應用
如果有針對特定的圖片想儲存，也可使用 database 的畫廊 (Gallery) 功能、下特定的標籤（例如：Animation、Graphic、UI），與上方介紹的網址書籤 (Bookmark) 功能設定相對地費工些，適合用來進階管理與搜尋大量的參考資源。
🗂 2. 專案管理
我們團隊曾經使用過許多專案管理工具，如 google 試算表、行事曆、Jira、Trello ……等。在 Trello 中，常見以任務狀態（待辦、進行中、等待回覆、完成了）來建立新卡片。
在用過多種專案管理工具後，我發現 Notion 可以在專案新增任務，或是急件插單需要即時協調時，對人員派工或是時程規劃進行動態調整。
使用 Trello 排程工作
自己的使用心得是：隨著任務卡片越來越多，之後想一覽這個專案的所有任務時，因為卡片只能用任務狀態排序的關係（有試過幾個 Power-Ups 功能，還是覺得總覽不容易），加上 scroll-bar 下方可能還有卡片，會有無法一覽所有任務的問題。
在建立卡片時，如果小規模的專案要建立卡片還算容易，如果遇到一個較大的專案要規劃，開卡片時間過了 10 分鐘後，常常會忘記某些任務到底開了沒。（ Register 任務開了沒，剛剛會議中提到 notification 要參考 messenger 寫了沒？頭越來越漲.jpg）
當時搭配 google 試算表有暫時緩解這個問題，但在後續專案跑起來的途中，要新增任務、急件插單、需要即時協調時還是挺不住。
使用 Notion 排程工作
同樣的任務清單，可切換類似 Trello 極簡看板 (Board) 、行事曆（Calendar）、列表（List）等模式。
專案管理 — Trello ＆ Notion 觀察心得
Trello 介面視覺親民許多，尤其是卡片式的設計，讓使用者輕鬆理解卡片可以移動，是一款很好上手的輕量工具；Notion 對於有不同情境的排程需求可客製化、快速切換不同的介面。
目前我自己所遇到的專案管理情境大致分成三階段：
1- 專案開跑：建立新任務
2- 專案進行中：發現新任務 ＆ 插件任務 ＆ 優化舊任務
3- 專案告一段落：整包任務再優化
以下列舉部分的階段與使用情境：
🔍 列表（list）模式
在 1-專案開跑 階段，要寫出有哪些工作要做時，我發現使用列表（list）最容易把任務逐一不間斷地列出來。除了可以一覽所有任務外，也能針對利害關係人或是老闆對任務的重視程度先做排序。
🔍 看板 (Board) 模式
看板是 Trello 的起家強項，常用於 2-專案進行中 階段，變更任務完成狀態時使用，也可在少量插件時使用。
🔍 行事曆 (Calendar) 模式
這應該是我們團隊最常使用的模式了，不論在哪個階段，有新任務就會需要行事曆輔助設定到期日。通常在年初時，我會把國定假日也註記在行事曆上（如下圖的 5/1 勞動節），讓工作與假期盡量不打架。
以上針對不同的階段，我列舉一些自己在應用情境上的經驗，大家可依照自己碰到的情境選擇適合的檢視模式，有助於縮短排程的時間。
（之後有機會再與大家分享更多專案管理的心得）
🗂 3. 規格文件
在進行 UI 設計時，工程師和設計師會使用規格文件仔細說明頁面中各種元件的設定，因此規格文件中會包含表格、圖片與文字。
以實作 breakpoints ＆ grid 為例，規格文件會以表格紀錄各參數，並且附上各裝置的圖片範例與細節說明。因此紀錄規格文件的工具，需要能妥善地排版或是輕易地進行編輯。過往我們曾經使用 Google Docs ，可惜它的內建表格不容易修改內容，後來使用 Notion 就可以輕鬆達成任務。
以 Google Docs 撰寫規格文件
以 Notion 撰寫規格文件
撰寫規格文件 — Docs＆ Notion 觀察心得
🔍 表格、圖片與文件綜合使用
在 Google 協作工具依使用功能拆分成文件、試算表、簡報等工具，在各自獨立使用時是相對順暢的。有時候需要在文件內安插表格（例如：信用卡權益比較表、產品功能比較表）這些不需運算功能的內容，時常是表格與搭配文字說明。
另外比較可惜的是，在 Google Docs 內圖片無法放大，加上圖片排版不易，頁面資訊拉得較長，較不易閱讀。
以上就是我在打造資源庫、專案管理、撰寫規格文件，三種工作需求上，在 Notion 找到解法的歷程，接下來分享各種 Notion 應用參考：
Notion 應用參考
可以試玩看看，也歡迎複製、調整成適合團隊或自己喜歡的方式。
1. 團隊資源庫
集結設計參考、文章、開發工具、學習平台的資源庫。
結語
一開始尋覓專案管理工具時，沒有預期 Notion 在團隊協作可以帶來多大的效益。文中所分享的應用方式，並非一開始使用它時就馬上找到解法，很多時候不知道某些做法可以解決一些問題，或者沒有意識到問題是問題。
抱著勇於嘗試的心態，我慢慢從基本記事了解資訊適合呈現的模樣，到後來實驗運用 Notion 的各種 database 來管理資訊。
使用 Notion 一年多來，我與夥伴們不斷地將它打造成更適合團隊工作的方式，也發現透過這些改善，工作變得更流暢順手。
優化工作流程，把時間留給更重要的事
非常感謝觀看到最後，希望這篇文章對大家工作有幫助，若你有其他發現也歡迎留言或寫信與我分享 👏🏻
